Questione di etichetta – Il galateo dello smart working

Con l’arrivo del Coronavirus il concetto dello smart working, ossia il lavoro da casa o da altre postazioni alternative all’ufficio, è diventato più popolare che mai. Per farlo bene e riuscire a garantire gli stessi risultati, senza alzare troppo il livello di stress, ecco alcuni suggerimenti. 

©Austin Distel on Unsplash

La postazione 

Nel migliore dei casi, chi lavora da casa, ha una stanza adibita a ufficio, con tutto il necessario per poter svolgere la propria attività. Per chi non ce l’ha, sarebbe bene crearsi comunque uno spazio dedicato. 

Occhio allo sfondo 

Spesso quando si lavora da casa, la comunicazione con colleghi, dipendenti, capi e clienti avviene virtualmente. Se fate delle videochiamate, occhio allo sfondo, deve comunque rispecchiare la vostra professionalità. Meglio posizionarsi davanti a una libreria o una parete bianca, o comunque in un posto ordinato e pulito. Skype per questo motivo ha inserito una interessante funzione che automaticamente sfoca tutto ciò che non è in primo piano. Attivarla può essere una buona idea.

La comunicazione 

Lo smart working cambia il modo di comunicare. La riunione con il cliente diventa videocall e il brainstorming con il team una chat di gruppo. Nella comunicazione virtuale manca quella parte paraverbale, spesso fondamentale per determinare l’esito di una conversazione. Più facile nel caso delle videochiamate ma gli elementi della comunicazione sono diversi dalla riunione faccia a faccia.
Per ottimizzare le comunicazioni virtuali, bisogna rispettare le regole del galateo online e del galateo del telefono (link alle puntate precedenti della rubrica). 

Le chat 

I gruppi WhatsApp o Telegram possono servire a dare una specifica comunicazione in tempo reale a un gruppo di persone. Nel caso dello smart working vengono spesso utilizzate per scambiarsi informazioni sul progetto al quale si sta lavorando all’interno del team. Bisogna ricordarsi sempre che i vostri interlocutori sono dei colleghi e non degli amici; è fondamentale mantenere sempre un tono neutro e cortese, controllare l’ortografia e la sintassi, ed evitare di mandare messaggi durante le ore di risposo. Anche i messaggi spezzettati possono recare disturbo. Meglio un messaggio di dieci righe che tre messaggi di tre righe. L’uso delle emoticon va limitato, così anche quello dei messaggi vocali. Spesso una telefonata (di gruppo) è più veloce e reca meno disturbo. 

Orari, dresscode e co 

Anche se si lavora da casa, è utile rispettare degli orari prefissati. La cosa più facile è continuare a seguire l’orario d’ufficio. Purtroppo la percezione di chi ci sta intorno rischia sempre essere quella di “sei a casa, quindi hai tempo”. Parlate con i vostri amici e famigliari e definite anche con loro gli orari off limits. Anche se non fate videochiamate dovreste vestirvi come siete abituati a farlo. Vi aiuterà a proiettare la mente sul lavoro. Vale anche per la postura, va mantenuta comunque una certa disciplina, altrimenti i risultati rispecchieranno l’atmosfera laissez-faire. 

Katharina Von Bruchhausen. Tedesca di nascita, milanese d’adozione, ora risiede a Bolzano e si occupa di consulenza di business etiquette.
Nel 2013 ha fondato la KvB Galateo (kvb-galateo.it), la prima accademia internazionale di galateo e comunicazione per chi vuole migliorare la propria immagine