Questione di etichetta – Le regole per il webinar perfetto

Chi è abituato a lavorare a contatto con clienti, interagire con persone diverse, tenere presentazioni o a fare formazione in aula, sa bene quanto sia importante instaurare un buon rapporto con chi si ha davanti. Durante un training o una presentazione comunichiamo con tutti i mezzi che abbiamo a disposizione, quindi con il linguaggio verbale, paraverbale e anche quello digitale e riceviamo feedback in tempo reale da chi abbiamo di fronte. 

Nella situazione attuale siamo costretti a cambiare il nostro modus operandi, spostando tutto in un ambiente virtuale, dove gli obiettivi rimangono gli stessi, ma gli strumenti che dobbiamo utilizzare per coinvolgere il nostro pubblico sono diversi. Anche se vediamo le persone che partecipano alla videocall o al webinar, è decisamente più difficile capire e interpretare le reazioni e utilizzarle come feedback a quello che stiamo raccontando. 

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Luce, microfono & Co

Ormai tutti i computer hanno webcam, microfono e casse integrate, ma per fare una call o un seminario online di qualità non sono sufficienti. È fondamentale fare un piccolo investimento in tecnologia. Per avere una voce gradevole, non metallica che viene ascoltata volentieri, potete mettervi le cuffie con il microfono, oppure utilizzare un microfono esterno (wireless o con filo, dipende dalla vostra modalità di lavoro). La telecamera deve essere ad alta risoluzione (HD) e posizionata in modo che possiate guardare la lente in modo più naturale possibile. Se state seduti davanti al computer fissatela sopra lo schermo, se invece parlate in piedi, avrete bisogno anche di un piedistallo. Molto importante anche la luce giusta, più facile da ottenere se avete un faretto che emana sia luce calda che fredda. Altrimenti potete rimediare con una lampada da tavolo posizionata in modo corretto o sfruttando la luce naturale laterale o frontale. Mai posizionarsi con la finestra dietro le spalle, la figura viene oscurata dalla luce. Tenete conto del fatto che la telecamera mostra molti più dettagli, sistemate quindi barba, trucco e capelli prima di entrare in modalità video. 

 

Lo sfondo 

L’occhio dello spettatore vede tutto, e lo vede in modo amplificato. Scegliete uno sfondo neutro, un muro bianco o un mobile lineare senza oggetti personali. Se c’è una libreria deve essere in ordine perfetto, una vista su divano o letto andrebbe evitata sempre. Sia Zoom che Skype consentono di sfocare lo sfondo, oppure ci sono delle app che permettono di scegliere uno sfondo personalizzato. 

 

Dresscode

Stanno girando delle vere e proprie guide per l’abbigliamento adatto alle videocall, anche ironiche con giacca, camicia e… pigiama! Naturalmente dipende se state in piedi o seduti, ma è in ogni caso indicato scegliere un abbigliamento congruo alla situazione, al target e al vostro ruolo. Vestitevi, truccatevi, fatevi la barba e sistemate i capelli come fareste per una riunione in ufficio. Scegliete colori uniformi, non troppo accesi e senza motivi o paillettes o simili. Più su questo tema qui.

 

Saluti e contatto oculare

Se siete voi ad aver organizzato la videocall o il webinar, collegatevi un po’ prima e salutate le persone man mano che si connettono. È ovvio che oltre un certo numero di persone non riuscirete più a farlo personalmente, ma un sorriso con contatto oculare (guardate la telecamera) e una postura aperta faranno sentire a proprio agio i partecipanti. Potete anche sfruttare il tempo per fare delle domande sulle aspettative e per capire meglio chi avete dall’altra parte. È bene comunicare in anticipo alle persone se verrà utilizzato il video o no. Se scegliete la versione audio (solo voi in video, gli altri senza), è consigliabile spegnere i microfoni dei partecipanti e attivarli uno a uno solo quando qualcuno vuole fare un intervento.  Ricordatevi che è irritante se mentre state parlando guardate da un’altra parte: se dovete fare una ricerca veloce al computer o sistemare qualcosa va comunicato ai partecipanti al webinar o alla call. Chiamare la persona e per nome e “guardarla” attraverso la telecamera, rassicura l’interlocutore e migliora la comunicazione. 

 

I messaggi della chat

I programmi di videocall e webinar permettono ai partecipanti di scrivere commenti o domande nella chat. Ci sono due modalità di gestione: potete interrompere ogni tanto la vostra presentazione e rispondere alle domande fatte via chat. Oppure rispondere alle domande alla fine del vostro discorso. Dipende come avete impostato la call. Se nascono delle discussioni nel gruppo, si possono dividere i partecipanti in gruppi più piccoli e farli lavorare in stanze virtuali private. 

 

Katharina Von Bruchhausen. Tedesca di nascita, milanese d’adozione, ora risiede a Bolzano e si occupa di consulenza di business etiquette.
Nel 2013 ha fondato la KvB Galateo (kvb-galateo.it), la prima accademia internazionale di galateo e comunicazione per chi vuole migliorare la propria immagine